Une simple liste de cabinets juridiques préférés ne peut être stratégique pour trois raisons. Premièrement, les taux de facturation horaires atténuent les objectifs du client. Deuxièmement, les entreprises s’engagent rarement sur un volume de travail sur une période fixe. Troisièmement, les tarifs horaires rendent difficile le ciblage de l’innovation
Les 8 éléments critiques pour la tarification non horaire sont: des données historiques solides; délimiter la demande pour les services juridiques; une stratégie claire pour la façon de retenir les services du (ou des) cabinet(s) privilégié(s); une demande de proposition bien conçue; un arrangement de tarification alternatif bien configuré; deux séries de discussions sur les honoraires avec les cabinets d’avocats privilégiés; et un accord-cadre avec chaque cabinet allant bien au-delà dd simplement étaler les directives de facturation.

Notre enquête sur 50 budgets de dossier juridique provenant de 20 cabinets d’avocats a révélé que 80% des cabinets ne disposaient pas de normes et de modèles pour la budgétisation de dossiers complexes dans plusieurs spécialités. Les budgets de dossier détaillés devraient fixer les heures de chaque avocats par phase et par tâche. Ils devraient également fournir des hypothèses de planification ainsi que la probabilité, exprimée en pourcentage, pour chaque hypothèse. Les services juridiques devront maîtriser la planification et la budgétisation des projets juridiques.

Les huit éléments essentiels de la tarification non horaire sont: des données historiques solides sur les habitudes de dotation de dossiers des cabinets d’avocats ainsi que la répartition géographique pour chaque spécialité juridique; une prévision sur 3 à 5 ans de la demande de services juridiques; une stratégie claire sur la meilleure façon d’obtenir et de retenir les services des cabinets externes; une demande de soumission pour services soigneusement conçue couvrant les éléments qualitatifs et financiers; la tarification, y compris la tarification non horaire, en s’appuyant sur un taux composé pour obtenir une dotation optimale; une première série de négociations sur les taux visant à l’ajustement des taux initiaux; une deuxième série de négociations pour finaliser la tarification et les protocoles d’exploitation; et un accord-cadre avec les cabinets d’avocats portant sur la prestation de services, la tarification et l’innovation.

Ce sont les services juridiques d entreprise qui doivent initier le remplacement des tarifs horaires par des moyens alternatifs de facturation. Certaines conceptions de facturation non-horaire ciblent la certitude des coûts tandis que d’autres visent à améliorer l’efficacité des cabinets. L’article propose deux scénarios qui sont comparés aux tarifs horaires traditionnels. L’amélioration de la productivité par moyen alternatif de facturation permet de partager les risques et les avantages avec les cabinets d’avocats tout en visant une réduction de 10% des dépenses juridiques.

Il existe 5 obstacles à la modernisation des relations du contentieux des sociétés avec les cabinets d’avocats. Il s’agit d’un manque de stratégie claire et écrite de la part du chef du contentieux, définissant les relations privilégiées avec les entreprises; une maîtrise insuffisante de la capacité d’influencer le flux du travail entrant dans le contentieux; lacunes dans l’organisation, les ressources et les pratiques de fonctionnement du service juridique; mauvaise maîtrise des modes alternatives de facturation appliqués aux travaux complexes; et aucun plan détaillé pour conquérir ces obstacles une priorité.